Administrar nuestro tiempo no es una tarea sencilla, sin importar el objetivo que queremos alcanzar enfrentamos muchas complicaciones. Para ponerlo en perspectiva, la mayor dificultad no es la organización de este recurso, sino la administración de uno mismo.
Es el trabajo tomar el control de los acontecimientos en nuestra vida para visualizar cómo se relacionan con nuestros objetivos y misión de vida. Así primero debemos prestar atención a cómo estamos pasando nuestro tiempo, para así poder establecer nuestras prioridades.
Clasificar las actividades que realizamos.
Para ordenar nuestras prioridades existen dos dimensiones que debemos tener en cuenta; la importancia y la urgencia, con ellas se pueden crear distintas categorías en las que se pueden clasificar todas las acciones que realizamos en nuestro día.
Categorías de actividades según la demanda de tiempo.
Actividades urgentes e importantes
Estas actividades son lo que popularmente llamamos emergencias, problemas o crisis, que requieren de una acción inmediata sin la cual no se puede avanzar más. Es importante mencionar que trabajar a partir de este tipo de actividades de manera continua o frecuente puede resultar en fatiga o burnout, y usualmente en respuesta generan una necesidad mayor de tener actividades no urgentes y no importantes.
Actividades no urgentes pero importantes
Estas son las actividades que nos apoyan a cumplir objetivos o misiones, además de que contribuyen a nuestro bienestar general, pero no tienen un sentido de inmediatez o urgencia.
Este es probablemente el tipo de actividades más importantes, ya que dedicar tiempo a ellas reduce la cantidad de actividades urgentes e importantes. Por ejemplo, asistir de manera periódica a nuestros chequeos con el dentista reduce altamente la probabilidad de tener una emergencia médica en algún momento. Este mismo principio puede aplicarse a otras áreas de nuestra vida como la familiar, académica o laboral.
En esta misma clasificación entran actividades que contribuyen a nuestro bienestar integral como hobbies, ejercitarse, capacitaciones o tiempo de calidad con la familia.
Actividades urgentes pero no importantes
Son actividades que requieren nuestra atención inmediata pero no aportan a cumplir nuestros objetivos, puede ser contestar una llamada telefónica. Estas actividades usualmente son importantes para otras personas pero no necesariamente nos aportan algo a nosotros.
Actividades no urgentes pero no importantes
Finalmente estas son las acciones que consideramos tiempo perdido y usualmente nos dejan sensaciones de “no se logró nada” o “se está perdiendo el tiempo”. Pueden ser reuniones mal planeadas o demasiado tiempo viendo televisión, son estas las actividades que debemos reducir al máximo.
Ahora con esta información pongamos manos a la acción, ¿Cómo luce un día en tu vida?, ¿Qué actividades realizas frecuentemente en tu semana? Realiza una lista con estas actividades y empieza a clasificarlas dentro de estas 4 clasificaciones. Hacer esta actividad te permitirá visualizar cómo están distribuidas tus prioridades actualmente e identificar si se necesita un reajuste en la distribución de tu tiempo.
